Uusi tieto­järjestelmä vähen­tämään onnetto­muuksia

Pelastus­toimen käytössä olevat, palo­tarkas­tukseen käytet­tävät tieto­järjes­telmät eivät enää täysin vastaa tarpeita ja alkavat olla elin­kaarensa lopussa. Neljä vuotta sitten sisä­minis­teriön pelastus­osasto otti vastuul­leen onnetto­muuksien ehkäisyn tieto­järjes­telmän han­kin­nan valmis­telun ja kilpai­lutta­misen.

Määrittely­työtä ja han­kinta­vaiheen aloitta­mista hidas­tivat monien asioiden aloit­taminen ”puhtaalta pöydältä”, maa­kunta­uudis­tuksen peruun­tuminen vuonna 2019 ja korona­virus­pandemia. Sisä­minis­teriössä jatket­tiin kuitenkin määrä­tietoi­sesti tieto­järjes­telmä­hankinnan valmis­telua ja vuonna 2022 oltiin niin pitkällä, että onnetto­muuksien ehkäisy­järjes­telmän kilpai­lutus pääs­tiin viemään läpi neuvot­telu­menette­lyllä, Hanselin kilpai­lutus­asian­tunti­joiden tukemana.

”Olemme tyyty­­väisiä kilpailu­­tuksen loppu­­tulokseen. Saimme asiaa edis­­tämään osaavan toimittaja­­ryhmit­tymän ja yhteis­­työ on lähtenyt hyvin liik­keelle.”

Hankinnan kohteena on ollut kan­sain­väli­sesti­kin ainut­laatuinen jär­jes­telmä, joka palvelee onnetto­muuksia ennalta­ehkäisevää työtä tekeviä pelastus­viran­omaisia. Tavoit­teena on varmis­taa, että pelastus­toimi saa yhden yhteisen tieto­järjes­telmän, jolla korvataan nykyiset, palo­tarkas­tukseen käytettävät järjes­telmät. Tavoit­teen toteu­tuessa onnetto­muuksien ehkäisy on aiempaa tulok­selli­sempaa ja kansal­lisen tason tilas­tointi sekä data-analy­tiikka mahdol­lista – parempaa asiakas­kokemusta unohta­matta.

Hankinta­rengas määrit­teli tarpeet yhdessä

Projektin aikana valmis­te­lussa ja vaatimus­määrit­telyn katsel­moin­nissa oli mukana lähes sata henkilöä, joista osa oli järjes­telmä­puolen ja osa pelastus­toimen ammatti­laisia. Vaatimus­määrit­telyä tehtiin huolella, mutta silti paran­netta­vaakin jäi:

”Jälki­käteen aja­tellen vaa­timus­määrit­telyn olisi voinut muodos­taa paremmin hankinta­vaihetta ja valittua hankinta­mene­telmää tuke­vaksi. Hyvin asioissa päästiin kuitenkin eteen­päin, kun aloi­timme hankinta­vaiheen Hanselin kanssa”, erityis­asian­tuntija Matti Savolainen sisä­minis­teriön pelastus­osas­tolta toteaa.

Valmis­telu­vaihee­seen osui joita­kin henkilö­vaihdok­sia ja tärkeät sisä­minis­teriön ali­hankkijat Vimana ja Sote­digikin ehtivät yhdistyä Digi­Finlan­diksi. Monien muutosten vuoksi ete­nemis­tavaksi valittiin se, että sisä­minis­teriö toimi hankinta­yksikkö­nä ja muodosti hankinta­renkaan yhdessä pelastus­laitosten kanssa. Neuvot­telu­menet­tely osoit­tau­tui oivaksi valin­naksi, koska kolmen neuvot­telu­kierrok­sen aikana ehdit­tiin saada hyvä kuva siitä, mitä markki­noilla oli tarjota ja millai­seksi hinta­taso eri valin­noilla asettuisi. Koko toteutus päädyttiin tekemään ketterän kehityksen mukai­sesti, koska kiinteä hin­noit­telu nosti tar­jouk­siin sisälly­tettyä riski­varausta liikaa.

”Hanselin yksikön­päällikkö Ilkka Sihvola ja laki­mies Jutta Uusitalo auttoi­vat meitä hienosti arvi­oimaan, mitkä toimen­piteet toimittaja­ehdok­kailta saadun palaut­teen pohjalta kannatti tehdä. Heiltä saimme hyviä neuvoja tarjous­pyynnön täsmen­tämiseen”, Savolainen kiittää.

Aika­taulu piti ja kilpai­lutus onnistui

Hankinta­vaiheen alka­essa pro­jekti­ryhmä oli hieman epäile­väinen sen suhteen, miten yhteis­työ eri sidos­ryhmien välillä toimisi etä­olo­suh­teissa. Hanse­lilla oli kuitenkin jo paljon koke­musta vastaa­vien neuvotte­luiden käymi­sestä pan­de­mia­olo­suhteissa ja keskus­telu potenti­aalisten tarjoa­jien kanssa eteni hyvin.

”Muutamia kertoja pääsimme tapaa­maan myös kasvok­kain, vaikka silloin pitikin rajoit­taa kerralla paikalla olleiden osallis­tujien määrää. Kyseessä on puolustus- ja tur­valli­suus­hankinta, joten ei-julkista osuutta vaatimus­määrit­telys­tä meidän piti esi­tellä tarkasti suunni­tel­luis­sa tiedon­luku­tilai­suuk­sissa”, Savolainen kertoo.

Tur­valli­suus­selvi­tysten ja tur­valli­suus­sopi­musten teke­minen otti aikansa, ja jonkin verran joudut­tiin myös tarkas­te­lemaan vaati­mus­määrit­telyn aikana tehtyjä suunni­telmia uudel­leen hankin­nan ede­tessä. Aika­taulussa kuitenkin pysyt­tiin lopulta kohtuul­lisen hyvin, mistä projek­tissa mukana olleet antoi­vat paljon kiitosta hankinta­vaiheen palaute­kyse­lyssä.

Onnet­tomuuk­sien ehkäisy­järjes­telmän toteu­tuksen ensim­mäinen vaihe päättyy tämän hetken arvi­oiden perus­teella käyttöön­ottoon vuonna 2024, jolloin vanhoista jär­jestel­mistä voidaan luopua. Sen jälkeen edessä on vielä jatko­kehitys­vaiheita, joiden aikana perus­toteu­tuksen päälle rakenne­taan uusia toimin­nalli­suuksia.

”Olemme tyyty­väisiä kilpailu­tuksen loppu­tulokseen. Saimme asiaa edis­tämään osaavan toimittaja­ryhmit­tymän ja yhteis­työ on lähtenyt hyvin liik­keelle. Uskon, että tämä massii­vinen koko­naisuus, joka oli määri­telty yli 1 000-sivui­seen tarjous­pyyntöön, on hyvissä käsissä. Kun koko visiomme järjes­tel­mästä on toteu­tettu, on meillä käytössä hieno, onnetto­muuksia yhdessä ihmisten kanssa vähen­tävä tieto­järjes­telmä”, Savolainen summaa tyyty­väisenä.

Tulosta

Sinua voi myös kiinnostaa

Toimitus­johtajan katsaus

Vuosi 2022 oli sangen poik­keuk­selli­nen. Meillä tämä on näkynyt monena uutena työ­­vaiheena hankin­noissa. Maailman­­tilanteen raju muutos on tehnyt meistä pakot­teiden ja hinnan­­korotus­paineiden asian­­tuntijoita.

Lue juttu

Hansel – julkis­hallinnon yhteis­hankinta­yksikkö

Hansel on voittoa tavoitte­lematon osakeyhtiö, jonka tavoitteena on lisätä julkis­hallintoon tuotta­vuutta vaikutta­villa hankinnoilla.

Lue juttu

Teemme työmme eettisesti ja noudatamme vaatimuksia

Integraatio­strategian yhtenä paino­pisteenä ollut korkean eetti­syyden ja vaati­musten­mukaisuuden noudat­taminen toiminnassa sekä tämän nostaminen aktiivi­sesti esiin asiakas- ja toimittaja­yhteis­työssä.

Lue juttu