Taloushallinnon järjestelmät uudistettiin
Vuosi 2022 oli Hanselin taloustiimille työntäyteinen, kun pitkä taloushallinnon järjestelmäuudistusprojekti saatiin valmiiksi. Kilpailutusvalmistelut alkoivat jo vuoden 2021 syksyllä siten, että tarjouspyyntö saatiin ulos juuri ennen vuodenvaihdetta. Tätä ennen olimme käyneet markkinavuoropuhelun kymmenen toimittajan kanssa. Kilpailutus toteutettiin avoimella menettelyllä ja määräaikaan mennessä saimme kolme tarjousta. Hankinnan kohde oli kompleksinen lukuisine integraatioineen, mikä luultavasti laski toimittajien intoa jättää tarjous, odotimme nimittäin hieman suurempaa tarjousten lukumäärää. Voittajaksi valikoitui Azets Insight Oy, jonka kanssa käynnistimme käyttöönottoprojektin huhtikuussa tilinpäätöskiireiden jälkeen.
Keväällä tehtiin erityisesti määrittelytyötä ja rakennettiin raportti- ja laskupohjia. Digitiimimme teki huomattavan osan integraatioista kesän aikana ja syksyllä siirrettiin vanhaa dataa uuteen järjestelmään; lokakuun alussa koitti uuden järjestelmän käyttöönotto. Ottaen huomioon projektin suuruusluokan olemme kaikin puolin tyytyväisiä projektin kulkuun – se eteni aikataulussa ja pysyi budjetissa. Lokakuun palkanmaksua olimme varotoimena aikaistaneet päivällä, mutta sekin sujui aivan suunnitellusti.
Kilpailutuksessa olimme antaneet laatupisteitä sellaiselle palvelutarjoajalle, joka pystyy tarjoamaan myös taloushallinnon töitä. Ajatuksenamme oli, että ulkoistamme osan töistä, mikäli voittajaksi valikoituu sellainen yritys, joka tarjoaa myös tällaista palvelua. Niinpä käynnistimme heti käyttöönottoprojektin jälkeen pienemmän, taloushallinnon tehtävien osittaisen ulkoistusprojektin Azetsin palvelutiimin kanssa. Nyt myös ulkoistusprojekti on hyvässä vauhdissa ja rutiinit alkavat muodostua. Hanselin taloustiimin kokoonpanoon ulkoistuksella ei ollut merkitystä, sillä työtä oli aikaisemmin tehnyt vuokratyöntekijä, jolle pystyimme tarjoamaan työsuhteen jatkoa toisessa tehtävässä. Jännitystä tiimin elämään tuo ensimmäinen tilinpäätöksen tekeminen uusilla järjestelmillä ja osin uudella vastuujaolla.
